L’organizzazione e la gestione dei flussi di lavoro di un’impresa, sono requisiti essenziali per lo sviluppo aziendale.
Si tratta di attività che spesso possono essere affidate a una figura, quella della/del receptionist, che ha delle competenze organizzative, amministrative, di coordinamento e di pianificazione, che sottendono alla gestione delle varie attività aziendali.
La reception, che si occupa di questi task, deve innanzitutto conoscere a fondo le necessità dell’azienda e filtrare le richieste o i contatti che formano il network dell’attività commerciale.
Non possono mancare tra le skills richieste una naturale predisposizione al contatto con la clientela, pazienza, cortesia e diplomazia, oltre alla flessibilità e buona presenza.
Scopriamo tutti i dettagli nel corso dell’approfondimento di oggi realizzato da S.i.Se.Co azienda di Lecco.
L’importanza della reception nelle aziende moderne
La reception al giorno d’oggi svolge un ruolo centrale all’interno dell’azienda che spesso è composta da un vero e proprio team di persone, ciascuna focalizzata ad un diverso compito. Che si parli di piccole attività monoprofessionali o di multinazionali, avere una reception efficiente contribuisce sicuramente alla produttivitá in maniera positiva.
Ecco alcuni tra i compiti piú importanti svolti dalla reception:
- Accoglienza
- Gestione delle risorse e delle forniture
- Sicurezza e mantenimento delle strutture di lavoro
- Gestione delle risorse umane (specialmente nelle aziende con numerosi dipendenti)
- Servizio clienti.
Nel caso specifico della figura di reception in un ambiente aziendale, la principale mansione è quella di ascoltare attentamente la richiesta del cliente e quindi focalizzarsi sulle sue esigenze enfatizzando i motivi per i quali la tua azienda sia in grado di soddisfarlo in pieno.
Questo richiede anche una certa capacità di improvvisare e quindi di proporre le possibili soluzioni più adatte alle sue esigenze, prima di consentirgli di approfondire la questione con personale appropriato.
La digitalizzazione nella reception
Uno degli elementi chiave della reception è senz’altro la digitalizzazione. Il cartaceo, come supporto per la comunicazione è da lungo tempo superato e sistemi di filesharing digitali e cloud hanno ormai sostituito le periferiche hardware di una volta. A riguardo, la figura del receptionist deve essere adeguatamente selezionata e formata, poiché tralasciare l’aggiornamento del personale in un mondo in cui l’innovazione tecnologica è in costante evoluzione, vorrebbe dire non rimanere al passo con i temi.
Le mansioni e l’organizzazione della reception
Lo scheduling degli appuntamenti è un’altra delle svariate mansioni di cui la reception si occupa. Uno degli accorgimenti per svolgere questa attività in maniera efficiente è quello di riempire l’agenda partendo dalle ore centrali del giorno.
In questo modo non si avranno periodi vuoti tra un appuntamento preso troppo presto ed uno troppo tardi.
Dunque la reception deve essere intesa come strumento indispensabile al servizio di una azienda dinamica e produttiva che voglia essere competitiva in un mercato così globalizzato.